Há alguns anos, durante a preparação de uma importante visita institucional, estavamos todos   concentrados nos detalhes habituais. As bandeiras, as precedências… O programa estava fechado. O local estava preparado. Tudo indicava que o evento seria um sucesso.

Na véspera, surgiu um problema inesperado.

Duas entidades presentes tinham um histórico recente de divergências. Ninguém tinha considerado o impacto que a disposição dos lugares, a ordem das intervenções ou mesmo uma simples fotografia oficial poderia ter na relação entre ambas.

A questão já não era organizacional.

Era institucional.

A solução não passava por imprimir novos cartões de mesa ou rever o alinhamento da cerimónia. Exigia compreender pessoas, sensibilidades, interesses, perceções e consequências.

Depois de várias conversas discretas, alguns ajustes ao programa e uma alteração na estratégia de relacionamento, a visita decorreu sem incidentes. O evento terminou com sucesso.

Mas a maior conquista desse dia não foi a cerimónia.

Foi o fortalecimento da relação entre as instituições envolvidas.

Nesse momento percebi algo que nunca mais esqueci:

Os eventos são apenas o palco. O verdadeiro trabalho do protocolo acontece nos bastidores das decisões, das relações e da construção de confiança.

Talvez seja por isso que, durante demasiado tempo, a profissão tenha sido associada quase exclusivamente aos eventos. São a parte visível. Aquilo que todos observam.

Contudo, o verdadeiro impacto do protocolo é muito mais profundo.

Está na proteção da reputação institucional.

Está na criação de pontes entre pessoas e organizações.

Está na capacidade de antecipar riscos antes de estes se transformarem em problemas.

Está no aconselhamento às chefias quando uma decisão aparentemente simples pode ter implicações diplomáticas, políticas ou de imagem.

O chefe de protocolo do século XXI não pode ser apenas o especialista que conhece as regras.

Tem de ser alguém que compreende estratégia, liderança, comunicação, relacionamento institucional e gestão de conflitos..

Porque no final, ninguém se lembra da perfeição de uma mesa protocolar durante muito tempo.

Mas todos se lembram de uma relação preservada.

De uma crise evitada.

De uma parceria construída.

De uma decisão acertada no momento certo.

Na nossa opinião o futuro do protocolo não será definido pela excelência com que organizamos eventos. Será definido pela capacidade que tivermos de influenciar decisões, construir confiança e aproximar pessoas e instituições.