Vivemos um tempo em que os eventos presenciais voltaram a assumir um papel central como espaços privilegiados de networking, partilha de conhecimento e afirmação de autoridade. No entanto, o seu impacto não se resume ao conteúdo partilhado — depende, sobretudo, do cuidado com que cada detalhe é pensado e executado.
Organizar conferências, jornadas, reuniões ou encontros exigem muito mais do que entusiasmo: Requer planeamento estratégico, rigor e atenção minuciosa aos pormenores. São esses detalhes que definem a perceção do público e garantem o conforto dos participantes.
“Sentar a pessoa certa no lugar certo” é mais do que uma metáfora — é uma exigência logística. Oradores e moderadores devem ter lugares reservados e bem sinalizados, próximos do palco, assegurando acessibilidade e fluidez entre intervenções. A ordem das participações deve ser cuidadosamente estruturada, respeitando tempos, perfis e a dinâmica entre os temas.
O local do evento, por sua vez, deve ser criteriosamente analisado. Desde a disposição da sala até à iluminação, que deve favorecer tanto a visibilidade do palco como a qualidade das gravações, todas as decisões devem privilegiar o bem-estar visual e físico dos participantes. Mesmo as lembranças e materiais distribuídos no final das apresentações integram a experiência global e devem refletir o propósito do evento.
A tecnologia não pode ser deixada ao acaso. As apresentações devem ser entregues com antecedência, testadas em equipamentos compatíveis e seguir o modelo visual definido. Se houver vídeos, é essencial garantir que os oradores os possam visualizar de frente, evitando o constrangimento de virar costas ao público. Outro aspeto muitas vezes negligenciado é a escolha do mobiliário no palco. Se este for elevado e forem usados sofás ou poltronas, é fundamental informar previamente os oradores — especialmente as mulheres — para que possam escolher uma indumentária adequada à posição sentada e ao enquadramento visual. Caso seja usada uma mesa, recomenda-se que esta esteja coberta, proporcionando maior privacidade e conforto. Organizar eventos é, acima de tudo, um ato de cuidado com o público, com os oradores e com todos os envolvidos. É esse cuidado que transforma um evento comum numa experiência memorável.
De 9 a 11 de maio, estaremos em Montalegre para o Evento Anual 2025 da PECT – Associação Património Enogastronómico, Cultura e Tradição. Já garantiu a sua inscrição?