Em eventos onde se pretende garantir que os participantes expandem e fortalecem a sua rede de contactos, é recomendável que a receção dos convidados se inicie uma hora antes do começo oficial. O anfitrião, juntamente com a equipa de apoio, deve estar presente no acolhimento, encaminhando os participantes para um espaço agradável e facilitando as apresentações. Tradicionalmente, apresenta-se o homem à senhora, a pessoa menos importante à mais importante, a mais jovem à mais idosa. No entanto, o mais importante é criar um ambiente onde todos se sintam confortáveis e valorizados.
Criar um ambiente propício à interação
Para promover encontros eficazes em eventos, é essencial criar um ambiente acolhedor e estimulante. Considera as seguintes estratégias:
- Definir Momentos de Interação: Integra momentos específicos no cronograma para interação social, como intervalos estratégicos ou dinâmicas de grupo.
- Atividades de Incentivo: Organiza atividades que incentivem a troca de ideias, como encontros de networking rápido ou mesas redondas temáticas.
- Partilha de Informações: Solicita antecipadamente autorização aos participantes para partilhar informações sobre as suas atividades e interesses, ajudando a identificar pontos em comum e a quebrar o gelo inicial.
Otimizar o espaço e os recursos
A organização do espaço e a disponibilização de recursos adequados são cruciais para o sucesso do networking:
- Zonas de Convivência: Cria zonas confortáveis de convívio, onde os participantes se sintam à vontade para interagir informalmente.
- Crachás Informativos: Utiliza crachás com informações úteis, como nome, função e área de interesse, para facilitar as ligações.
- Flexibilidade: Mesmo em eventos mais formais, organize espaços de interação espontânea, como lounges ou áreas de cocktail.
- Apoio Personalizado: Oferece suporte através de apresentações e introduções feitas pelos organizadores, ajudando os participantes a iniciar conversas.
Acompanhamento e melhoria contínua
O trabalho não termina com o fim do evento. É fundamental:
- Recolher Feedback: Solicita feedback aos participantes para avaliar o evento e identificar áreas de melhoria.
- Agradecimentos e Incentivo: Envia mensagens de agradecimento e incentiva ligações futuras, prolongando o impacto do evento.
O toque final
No final do evento, servir um café ou chá é um gesto de hospitalidade que promove um ambiente relaxado e propício a conversas finais.
A grande máxima
“Se desejaa fazer networking, chega cedo; se desejachamar a atenção, chegue tarde!”